Viaggiare per lavoro e per svago sono sicuramente due attività molto diverse tra loro, sia nello spirito con cui si affrontano sia nell’organizzazione. Un aspetto accumuna però queste tipologie di viaggi: gli imprevisti. Dal bagaglio smarrito al volo cancellato, infatti, gli inconvenienti possono capitare sia al manager in viaggio d’affari che al turista in ferie. È bene quindi tutelarsi.
Trovare l’assicurazione per il viaggio più vantaggiosa è un po’ come scegliere la polizza assicurativa per l’auto: bisogna confrontare le offerte delle varie compagnie assicurative e scegliere in base alle proprie esigenze. Esistono infatti diverse coperture assicurative, da quelle base alle più complete. Ad esempio, per chi viaggia spesso, proprio come i manager aziendali, esistono delle polizze viaggio con validità annuale, che coprono quindi tutti i viaggi che si effettuano in un anno.
Proprio sulle esigenze di chi viaggia spesso per lavoro si è concentrata la terza edizione di CWT Travel Management Priorities. Si tratta di uno studio che ogni anno è svolto da Carlson Wagonlit Travel e che nell’ultima edizione ha coinvolto 970 travel manager di tutto il mondo, che lavorano in aziende con volumi di spesa tra i 2milioni e oltre i 100 milioni di dollari.
La rosa delle sette priorità
Dall’indagine emergono le sette priorità dei manager in viaggio: innanzitutto la necessità di individuare nuove strategie per ridurre i costi dei viaggi aziendali e quindi risparmiare su questa voce di costo.
Ben il 70% degli intervistati, infatti, ha dichiarato che dedicherà il prossimo anno proprio all’individuazione di nuove modalità per risparmiare, non solo sul costo delle trasferte, ma anche sui costi derivanti dal roaming telefonico e del traffico dati all’estero, dall’utilizzo di taxi e mezzi pubblici e in generale dai servizi legati ai voli aerei.
Tra le esigenze dei manager occupa un posto importante anche la diffusione di strumenti per la prenotazione online di voli, treni, hotel e così via. In particolare, gli intervistati hanno dichiarato che vorrebbero la possibilità di gestire tutti gli aspetti del viaggio tramite smartphone e tablet.
La parola d’ordine: ottimizzare
La terza esigenza, in ordine di priorità, dei travel manager è quella di ottimizzare tutti i processi che riguardano il viaggio, dalla prenotazione fino al report finale, ad esempio con strumenti di self booking.
“Ottimizzare i processi end-to-end” afferma Loretta Bartolucci, director sales, marketing & advanced client solutions di CWT Italia, “porta vantaggi sia ai viaggiatori, semplificando le loro attività e migliorando l’esperienza di viaggio, sia ai travel manager che possono così disporre di dati più completi e accurati sulle spese. Questo contribuisce a rendere più efficace la travel policy, ne aumenta il rispetto da parte dei viaggiatori e, in ultima analisi, genera ulteriori risparmi”.
Tra le priorità, anche l’esigenza di promuovere la gestione del viaggio di lavoro e di ridefinire la politica aziendale sui viaggi. Quest’ultima esigenza è particolarmente sentita dai manager italiani: ben il 65% di loro, infatti, dichiara di avvertirne il bisogno, contro il 42% a livello internazionale.
Infine, i manager avvertono il bisogno di sviluppare una strategia mobile e di rafforzare i programmi di corporate social responsibility. Quest’ultimo aspetto riguarda tematiche come la sicurezza dei viaggi, la riduzione delle emissioni di anidrite carbonica e la gestione dello stress del viaggio: affrontarle significa sia andare in contro alle esigenze dei dipendenti sia rispondere alle nuove norme su queste materie.
(06/02/2014)
